Devis et factures proforma, et conversion en vente
Préparez un devis ou une facture proforma que le client peut examiner et approuver, puis transformez-le en vente terminée sans ressaisir une seule ligne.
Toutes les affaires ne se concluent pas au comptoir. Un client société demande souvent d’abord un devis ou une facture proforma, l’approuve, puis revient payer. CEMAC POS vous laisse préparer ce document avec le même catalogue et les mêmes prix qu’à la caisse, le partager, et le convertir en vente réelle dès que le client confirme — sans rien ressaisir.
Comment ça marche
Un devis (ou facture proforma) ressemble à une vente mais n’engage rien : il ne réserve aucun mouvement de stock, n’enregistre aucun paiement et ne produit aucune écriture comptable. C’est une offre chiffrée avec vos montants TTC à 19,25 % que le client peut examiner. Lorsqu’il accepte, vous le convertissez en vente — les lignes, quantités et prix sont repris — et c’est alors seulement qu’il devient une transaction immuable, chaînée par empreinte, qui encaisse un paiement et affecte votre comptabilité.
Devis / proforma --> le client examine --> approuvé ?
| |
| (modifier lignes, oui
| quantités, prix) |
| v
+---------------------------------> Convertir en vente
|
v
Encaisser + imprimer
Créer et convertir étape par étape
- Ouvrez la section devis / proforma et démarrez un nouveau devis.
- Rattachez le client avec son nom et ses coordonnées pour l’en-tête du document.
- Ajoutez les produits, quantités et remises éventuelles, exactement comme pour construire un panier.
- Enregistrez le devis et imprimez-le en A4 ou envoyez-le sur WhatsApp pour approbation.
- Quand le client confirme, rouvrez le devis et vérifiez que les lignes sont toujours à jour.
- Touchez Convertir en vente — les lignes, quantités et prix sont transférés automatiquement.
- Encaissez (espèces, MTN MoMo, Orange Money ou paiement mixte) comme pour toute vente.
- Imprimez ou envoyez le reçu ou la facture définitive.
Un devis ne retient ni stock ni paiement tant que vous ne le convertissez pas. Si les prix ou la disponibilité ont changé entre le devis et la conversion, revoyez les lignes avant d’encaisser.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
| Message / symptôme | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Convertir en vente n’est pas disponible | Le devis n’a aucune ligne ou aucun client rattaché | Ajoutez au moins un produit et rattachez le client, puis convertissez |
| Les prix de la vente diffèrent du devis | Les prix du catalogue ont changé après la création du devis | Revoyez chaque ligne lors de la conversion et confirmez les montants avec le client |
| Le devis n’apparaît pas dans la liste | Il n’a pas été enregistré, ou un filtre le masque | Vérifiez le filtre de statut et cherchez par nom de client ; recréez-le s’il n’a jamais été enregistré |
| Le stock semble faux après avoir fait un devis | Vous attendiez que le devis réserve du stock | Un devis ne réserve rien : le stock ne bouge que lorsque le devis est converti en vente |
| Impossible de modifier une vente convertie | Le devis est devenu une vente immuable à la conversion | Enregistrez un retour ou une vente corrective séparée ; la vente d’origine ne peut être modifiée |
Questions fréquentes
Un devis réserve-t-il du stock ou encaisse-t-il un paiement ?
Non. Un devis n’est qu’une offre chiffrée. Il ne réserve aucun stock et n’enregistre aucun paiement tant que vous ne le convertissez pas en vente.
Dois-je ressaisir les articles lors de la conversion ?
Non. Convertir un devis reprend automatiquement chaque ligne, quantité et prix, si bien que vous passez directement à l’encaissement.
Puis-je modifier un devis avant de le convertir ?
Oui. Tant que vous ne l’avez pas converti, un devis peut être modifié librement — ajouter ou retirer des lignes, changer les quantités et ajuster les remises.
Essayez dans votre boutique
Démarrez un essai gratuit de 30 jours et suivez le guide — sans carte bancaire.
Démarrer l’essai gratuit