Dépenses et créances clients
Enregistrez chaque dépense pour que votre caisse et votre bénéfice soient honnêtes, et inscrivez les ventes à crédit en créances (compte 411) pour savoir exactement qui vous doit quoi.
Les ventes ne sont que la moitié de l’histoire. L’argent sort de l’entreprise sous forme de dépenses — stock, loyer, transport, crédit téléphonique — et de l’argent vous est parfois dû lorsqu’un client de confiance achète à crédit. Enregistrer les deux, c’est ce qui transforme une caisse en véritable comptabilité et garde votre rapport Z réconcilié.
Comment ça marche
Une dépense diminue les espèces (ou le mobile money) et enregistre une charge dans les comptes SYSCOHADA, alimentant le compte de résultat. Une vente à crédit se termine comme n’importe quelle vente mais est marquée à terme : au lieu de toucher les espèces, elle se reporte au compte 411 (clients) comme une créance. Quand le client paie plus tard, vous soldez la créance et l’argent entre.
- Les dépenses abaissent vos espèces attendues et votre bénéfice de la période — enregistrez-les ou la caisse paraîtra en manquant.
- La TVA déductible sur les achats documentés alimente le compte 4452 pour votre déclaration de TVA.
- Les ventes à crédit créent une créance au compte 411 plutôt que des espèces.
- Le solde impayé de chaque client est suivi pour que vous puissiez réclamer ce qui est dû.
Enregistrer une dépense, étape par étape
- Ouvrez Argent puis Dépenses et choisissez Nouvelle dépense.
- Saisissez le montant en XAF et choisissez la catégorie de dépense.
- Sélectionnez le mode de paiement : espèces, MTN MoMo ou Orange Money.
- S’il s’agit d’un achat avec TVA, captez la TVA pour alimenter le 4452.
- Enregistrez ; la dépense se reporte au journal et abaisse les espèces attendues.
Suivre un crédit client, étape par étape
- Encaissez la vente normalement, puis choisissez l’option de paiement à terme / à crédit.
- Rattachez la vente au client pour que son solde se mette à jour.
- Confirmez ; le montant se reporte en créances (411), non en espèces.
- Quand le client paie, ouvrez son solde et enregistrez le règlement.
- La créance se solde et le compte d’espèces ou de mobile money est crédité.
Ne simulez jamais une vente au comptant pour couvrir une vente à crédit. L’enregistrer à terme garde votre caisse honnête et vous donne une vraie liste de qui vous doit de l’argent.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
| Message / symptôme | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Manquant en caisse à la clôture | Une dépense a été payée depuis la caisse sans être enregistrée | Ajoutez la dépense ; les espèces attendues du rapport Z correspondent alors au comptage |
| Le solde du client ne baisse jamais | Son paiement a été encaissé comme une nouvelle vente au lieu de solder le crédit | Enregistrez le règlement contre la créance impayée, pas comme une vente nouvelle |
| Le bénéfice paraît trop élevé | Des dépenses de la période manquent | Saisissez toutes les dépenses avant de lire le compte de résultat |
| TVA déductible manquante | Dépense enregistrée sans le détail de sa TVA | Modifiez l’achat pour capter la TVA afin qu’elle se reporte au 4452 |
| La vente à crédit apparaît comme payée | Mauvais mode de paiement choisi à l’encaissement | Corrigez la vente en à terme pour qu’elle se reporte au 411 |
Questions fréquentes
Où apparaissent les ventes à crédit dans les comptes ?
Au compte 411 (clients) comme une créance, jusqu’à ce que le client paie. Elle bascule alors en espèces ou mobile money.
Les dépenses affectent-elles ma déclaration de TVA ?
Les achats avec TVA alimentent la TVA déductible (4452), qui compense la TVA collectée (4431) dans votre déclaration.
Puis-je voir qui me doit de l’argent ?
Oui. Chaque client porte un solde impayé, vous disposez donc d’une liste courante de créances à relancer.
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