Inventaire et rapprochement des écarts
Comptez le rayon, comparez au stock que le système pense détenir, et passez la différence — pour que vos chiffres collent à la réalité et que la démarque soit visible.
Un inventaire est un comptage physique de ce qui se trouve réellement dans vos rayons, confronté à ce que CEMAC POS croit détenir. Aucune boutique ne reste parfaitement exacte longtemps — casse, vol, erreurs de comptage et échantillons non enregistrés éloignent les deux chiffres. Un inventaire régulier les fait converger de nouveau.
L’écart entre la quantité comptée et la quantité système s’appelle la variance. Rapprocher, c’est accepter le comptage réel et laisser le système enregistrer la différence, afin que demain vous partiez d’un chiffre honnête.
Comment ça marche
Pendant un inventaire, vous parcourez les rayons et saisissez la quantité réelle comptée pour chaque produit. CEMAC POS affiche à côté la quantité attendue et calcule la variance pour vous. Quand vous validez le comptage, les quantités en stock sont fixées à ce que vous avez compté et les différences sont enregistrées.
- Quantité comptée — le nombre d’unités physiquement trouvées.
- Quantité attendue — ce que le système enregistre actuellement.
- Variance — comptée moins attendue, positive ou négative.
- Motif — note facultative, utile pour l’analyse de la démarque et les audits.
L’inventaire fonctionne hors ligne : vous pouvez compter dans la réserve, tablette en main, sans réseau. Enregistrez au fur et à mesure ; le rapprochement se synchronise à la reconnexion.
Réaliser un inventaire
- Ouvrez Stock puis Inventaire, et démarrez un nouveau comptage.
- Restreignez-le éventuellement à une catégorie ou un rayon pour compter dans l’ordre.
- Pour chaque produit, comptez le rayon et saisissez la quantité réelle.
- Vérifiez la variance affichée face au chiffre attendu.
- Ajoutez un bref motif pour tout écart important — casse, péremption, vol.
- Relisez le récapitulatif, puis validez le comptage pour mettre à jour les quantités.
Comptez boutique fermée ou aux heures creuses. Vendre pendant un comptage déplace les quantités sous vos yeux et rend les variances peu fiables. Pour les pharmacies, comptez par lot afin de retirer et enregistrer à part les lots périmés.
Erreurs courantes et comment les corriger
| Message / symptôme | Cause | Correction |
|---|---|---|
| Chaque article montre une petite variance négative | Des ventes ont eu lieu pendant le comptage | Comptez fermé, ou recomptez les articles touchés et revalidez. |
| La variance est énorme pour un produit | Unités et cartons confondus (un carton compté pour un) | Recomptez à l’unité, selon l’unité dans laquelle le produit est vendu. |
| La quantité comptée refuse d’être enregistrée | La session de comptage est déjà validée | Démarrez un nouvel inventaire pour la correction ; les comptages validés sont verrouillés. |
| Les chiffres rapprochés sont revenus dans la nuit | Un autre appareil hors ligne a synchronisé un comptage plus ancien après coup | Revalidez le bon comptage ; le dernier écrit l’emporte, validez donc depuis un seul appareil. |
| Un stock périmé apparaît encore comme vendable | Les lots n’ont pas été comptés séparément | Recomptez par lot, mettez le lot périmé à zéro, et enregistrez le motif de perte. |
Questions fréquentes
Questions fréquentes
À quelle fréquence faire un inventaire ?
Un comptage complet chaque mois, plus des comptages ponctuels chaque semaine sur les lignes à forte valeur ou à rotation rapide, garde des chiffres fiables.
Un inventaire affecte-t-il ma comptabilité ?
Il corrige les quantités en stock et enregistre la variance. Les pertes importantes peuvent être reflétées dans vos livres SYSCOHADA comme ajustements de stock.
Deux personnes peuvent-elles compter à la fois ?
Oui, répartissez par rayon sur des appareils distincts. Validez à partir d’un récapitulatif coordonné pour que le dernier écrit n’écrase personne.
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